Hogyan adhat személyre szabottabb, pontosabb válaszokat a ChatGPT céged számára?
A ChatGPT sok vállalkozásnál már napi munkaeszköz, mégis gyakori probléma, hogy nem elég pontos, túl hosszú, terjengős, körmönfont válaszokat ad egyszerű kérdésekre, félreérti a feladatot, vagy egyszerűen nem a cég működéséhez illeszkedő perszonalizált megoldásokat javasol. Ezért javaslunk néhány kézzelfogható AI segítség a KKV-knak. Ennek sokszor nem az az oka, hogy maga az eszköz rossz, sokkal inkább az, hogy nincs megfelelően beállítva. Egy kis- és középvállalkozás számára a ChatGPT akkor kezd valóban értéket teremteni, ha első lépésben megkapja a szükséges üzleti kontextust, ismeri a felhasználó szerepét, foglalkozását, tevékenységi területét, hangnemét, stílusát. Az első lépés az, hogy pár alapdologra megtanítjuk ChatGPT-t. Ezért kezdjük az alpbeállításoknál! Az alábbi beállítások nagyrészt csak előfizetéssel rendelkező fiókoknál hajthatók végre, illetve az említett szolgáltatások is jellemzően a fizetős accountokkal vehetők igénybe.
Tartalom
Miért fontosak az alapbeállítások?
A ChatGPT nem gondolatolvasó. Ha nem tanítjuk meg neki, hogy milyen szerepben, milyen stílusban és milyen üzleti helyzetben várunk tőle választ, akkor általános, sokszor sablonos eredményt fog adni. Ez különösen igaz üzleti használatnál. Egy marketingvezető, egy ügyvezető, egy értékesítő vagy egy adminisztratív munkatárs más típusú problémákkal találkozik és más típusú válaszokat vár. Más a szakmai mélység, más a szóhasználat, más a döntési szempont. A prompt engineering egyik alapelve is ez. Minél pontosabb a kontextus, annál használhatóbb az eredmény. A ChatGPT alapbeállításaival egyfajta alap promptot adunk az MI-nek, így szerencsére a hangolási dolgokat nem kell számára újra és újra elmagyarázni.
A folyamat nagyon hasonló egy új kolléga betanításához. Több cégnél látjuk azt, hogy az emberi kollégák beléptetése, betanítása sem feltétlenül zökkenőmentes. Egy támogató közegben, jól strukturált céges ismeretek átadásával egy új kolléga tudását is hatékonyan és gyorsan a cég szolgálatába lehet állítani. Így van ez a gépi erővel is. Ha nem mondod el neki, mit és hogyan kell csinálni, akkor nem a te szabályaidhoz, hanem a nagy átlag szokásaihoz, az átlagfelhasználók igényeihez igazodó válaszokat fogsz kapni tőle. Szóval először taníts, hogy profitálhass az eszköz hasznos funkcióiból.
A személyre szabás az első lépés
A ChatGPT beállításain belül a személyre szabás az egyik fontos funkció. Itt lehet megadni, hogy milyen stílusban, milyen hangnemben és milyen alapvető működési logikával válaszoljon az eszköz. A webes és asztali felületen az egyéni instrukciók a Beállításaok (Settings) és a Személyre szabás (Personalization) menüpont alatt kezelhetők. Üzleti használatnál érdemes szakszerű, célratörő és tárgyilagos működést kérni. Nem az a cél, hogy a ChatGPT mindenáron egyetértsen velünk, hanem az, hogy hasznos, ellenőrzött és üzletileg értelmezhető válaszokat adjon. Érdemes például megadni, hogy ne írjon feleslegesen hosszan, kerülje a túl sok felsorolást, és ha hibás feltételezésből indulunk ki, akkor jelezze azt. Ez különösen hasznos akár döntés-előkészítésnél, ajánlatírásnál, stratégiai gondolkodásnál vagy tartalomkészítésnél.
Az egyéni instrukciók adják meg az üzleti keretet
Az egyéni instrukciók között célszerű megadni, hogy mivel foglalkozunk, milyen szerepben használjuk általában a ChatGPT-t, és milyen típusú válaszokat várunk. Egy marketing tanácsadó például kérheti, hogy a válaszok legyenek szakmaiak, üzleti szempontból megalapozottak, de ne legyenek terjengősek, inkább lényegretörőek. Egy ügyvezető kérheti, hogy a ChatGPT üzleti mentorként kezelje, és a válaszokban térjen ki a kockázatokra, a költségekre és a megvalósíthatóságra is, ha olyan jellegű a beszélgetés.
Ez a beállítás azért fontos, mert nemcsak egy-egy választ javít, hanem az egész használati élményt, a beszélgetések általános minőségét finomhangolja. Ha a ChatGPT tudja, milyen szerepben dolgozunk, milyen cégméretben gondolkodunk, és milyen típusú döntéseket kell támogatnia, akkor a válaszai kevésbé lesznek általánosak.
A memória szerepe a napi munkában
A memória és a korábbi beszélgetésekre való hivatkozás hasznosságát szinte nem is kell ecsetelni. A ChatGPT mentett emlékeket és a korábbi beszélgetésekből származó releváns információkat is felhasználhat a személyre szabottabb válaszokhoz, ha ezek a funkciók be vannak kapcsolva. Visszahivatkozik az előzményeinkre. Gondoljunk bele, mennyivel egyszerűbb így kommunikálni, mintha mindent mindig a nulláról kellene elmagyarázni neki. Mindenkinek akadnak olyan ismerősei, akik élénkebben vissza tudnak emlékezni korábbi beszélgetéseikre, és akadnak olyanok akik nem. Jellemzően előbbiekkel jobban el tudunk beszélgetni, fel tudják venni a fonalat, érezzük, hogy figyelnek ránk. Ha korábban már beszéltünk a cégünkről, a célcsoportunkról, a szolgáltatásainkról vagy a kommunikációs stílusunkról a gépnek, akkor a ChatGPT nagyobb eséllyel fog ehhez igazodó válaszokat adni. Egy KKV esetében ez komoly időnyereséget jelenthet. A rendszer fokozatosan jobban alkalmazkodik a felhasználó gondolkodásához, szóhasználatához és üzleti környezetéhez.
Miért legyen mindenkinek saját hozzáférése cégen belül?
Érdemes több ChatGPT előfizetést adni a kollégáknak? A rövid válasz az, hogy igen. Üzleti környezetben nem ideális, ha több, teljesen eltérő szerepkörű munkatárs ugyanazt a ChatGPT-fiókot használja. Egyrészt az előzmények miatt. Egy ügyvezető, egy marketinges és egy adminisztratív kolléga más típusú instrukciókat, más stílust és más kontextust igényel. Másfajta előzetes ismeretekkel, műveltséggel, témaismerettel rendelkeznek. Esetleg az alapbeállítások terén is más igényeik vannak. Ha mindenki ugyanazon a hozzáférésen dolgozik, a személyre szabás pontossága romolhat. A rendszer vegyes előzményekből, eltérő szóhasználatból és különböző stílusokból próbál következtetni az optimális válaszokra, ami sokkal nehezebb a számára. Üzleti használatra ezért célszerű saját hozzáférést biztosítani azoknak, akik rendszeresen dolgoznak ChatGPT-vel, és a munkakörük megkívánja. Az eszköz hatékonyságnövelésén bőven meg tud térülni a plusz előfizetések ára. És az eszköz valóban az adott munkatárs feladataihoz és döntési helyzeteihez tud igazodni.
Appok és üzleti rendszerek összekötése
A ChatGPT használati értéke jelentősen nőhet, ha nem önálló szövegíró vagy csupán csevegő eszközként, hanem más üzleti rendszerekkel együtt használjuk. Az appok és csatlakoztatott alkalmazások között több olyan megoldás is elérhető, amely segíthet a levelezés, a naptár, a dokumentumok vagy más munkaeszközök kezelésében. Az appok a Settings és Apps részen böngészhetők, elérhetőségük pedig csomagtól és munkaterületi beállításoktól is függhet.
Egy Google- vagy Microsoft-alapú üzleti környezetben különösen hasznos lehet a levelezés és a naptár összekapcsolása. A Gmail vagy az Outlook keresője önmagában is hasznos, de egy nagy nyelvi modell azért más szintet képvisel. Nemcsak megtalálja a leveleket, hanem képes lehet értelmezni az összefüggéseket is. Ez a B2B marketing területén különösen fontos, mert a partnerkapcsolatok sokszor hosszabb egyeztetési folyamatokból állnak. Egy jó AI-támogatás segíthet gyorsan áttekinteni, milyen állapotban van egy tárgyalás, milyen kifogások merültek fel, és milyen üzenettel érdemes folytatni a kommunikációt. Ilyenkor a ChatGPT nemcsak kulcsszavak alapján kereshet, hanem értelmezni is tudja a beszélgetések tartalmát. Ha egy ügyféllel sok e-mailváltás történt, a ChatGPT segíthet összerakni, hogy miről szólt az egyeztetés, milyen ajánlat hangzott el, milyen kérdések maradtak nyitva, és milyen következő lépés lenne logikus. De hasznos lehet egy régi ügyféllel felvenni a fonalat esetleg hosszabb kihagyás után. De például utasíthatjuk a ChatGPT-t arra is, akár szóban, asszisztensként, hogy egy meghatározott időpontban hozzon létre Meets időpontot a Google Naptárunkban. Ezt is megteszi. Vagy akár kilistázza azt, hogy mely kontaktunkkal mikor bonyolítottunk le találkozókat, milyen témában. De épp levelet is diktálhatunk a rendszernek, amit piszkozatként az e-mail fiókunkba be is illeszt.
De például, ha feliratkozunk konkurensünk (vagy épp partnerünk) hírlevelére, segít az ő témáit elemezni, üzleti mondanivalóját megismerni azáltal, hogy kielemzi a hírleveleiket. Így támogathat minket vagy partnerünket az e-mail marketingünk hatékonyságának növelésében. A konkurencia megismerésében. Az AI segíthet mintázatokat felismerni, gyakori kérdéseket, témákat összegyűjteni, elemezni, vagy akár tartalmi ötleteket adni hírlevelekhez.
Nem csak a levelezés lehet hasznos
Az appok és csatlakozások nem állnak meg az e-mailnél. Tartalomkészítésnél, grafikai előkészítésnél, dokumentumkezelésnél vagy projektmunkánál is lehet értelme olyan eszközöket bevonni, amelyekkel a ChatGPT együtt tud működni. A lényeg nem az, hogy minden elérhető alkalmazást összekössünk. A jó döntés az, ha azokat a rendszereket kapcsoljuk be, amelyek ténylegesen részei a napi munkának. Megismerjük azok funkcióit, és a nagy nyelvi modell formájában rákötünk egy olyan intelligenciát, amely gyors, nagy mintákat ismer, hatékonyan tár fel összefüggéseket. Egy AI bevezetés KKV-k számára akkor működik jól, ha nem látványos, hanem hasznos. A cél nem az, hogy a cég „AI-t használjon”, hanem az, hogy konkrét munkafolyamatok gyorsabbak, pontosabbak és átláthatóbbak legyenek.
Mit érdemes elsőként beállítani
A ChatGPT üzleti alapbeállításánál nem kell túlbonyolítani a folyamatot. Első lépésként érdemes megadni a saját szerepünket, a cég tevékenységét, a kívánt válaszstílust és azt, hogy milyen típusú segítséget várunk. Ezután érdemes átnézni a memória és a korábbi beszélgetések használatának beállításait, majd csak harmadik lépésként foglalkozni az appokkal és külső rendszerekkel. A sorrend fontos. Előbb legyen világos, hogyan gondolkodjon és válaszoljon a ChatGPT, utána érdemes rákötni a napi munkában használt eszközökre. A jól beállított ChatGPT nem váltja ki a szakmai gondolkodást, de komolyan gyorsíthatja azt. Jobb válaszokat ad, kevesebb magyarázatra van szüksége, és könnyebben illeszkedik abba az üzleti környezetbe, amelyben nap mint nap dolgozunk.
Bár ezek csupán az AI bevezetés alpgondolatai, érdemes azt látni, hogy sokan, sok kkv nem teszi meg ezeket, nem ismeri ezeket a megoldásokat sem, nemhogy az ennél sokkal összetettebb funkciókat. És azokhoz képest, akik az alapbeállításokat, alapösszekötéseket sem végzik el, bizony már lépéselőnybe kerülhetnek azok, akik ezt a lépcsőfokot képesek sikerrel venni. És hol van innen az első emelet? Későbbi anyagainkban mutatjuk.