Miért fontos a saját hírlevél adatbázis?

Sokszor hallhatjuk azt, hogy a hírlevél a múlté, senki sem olvasgat már hírleveleket, de ez nem így van. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a hírlevél feliratkozás magas elköteleződést jelent adott márka felé, sokkal szorosabb kapcsolatot, mint egy reklámból érkező honlap látogatás, vagy egy közösségi média felületen történő követés. Erre utalnak azok az analitikai adatok, amelyek azt mutatják, hogy a hírlevélből érkezők jellemzően az átlagosnál több időt töltenek a honlapon, több aloldalt néznek meg. Emellett a jól megfogalmazott hírlevelek bizony alkalmasak a legelkötelezettebbek költési kedvét emelni.

Ezek mellet fontos érv az is, hogy a közösségi médiás rajongók adatai a közösségi média platformnál vannak. Ha valamilyen okból nem tudunk tovább jelen lenni a platformon, az megszűnik, korlátozza oldalunkat vagy megszünteti, a gyűjtött rajongók és adataik eltűnnek. Az e-mail adatbázis exportálható, megőrizhető, átmigrálható más platformokra, így az adatok a gyűjtő cég kezében maradnak, ha a platformmal bármi probléma történne.

Mire figyeljünk az adatbázis gyűjtésnél?

Adatvédelem

Feleljünk meg a jogszabályi feltételeknek. Magyarországon a hatályos magyar jogszabályokat tartsuk be, ennek megfelelően állítsuk össze az adatkezelési tájékoztatót, az adatvédelmi nyilatkozatot. Illetve ennek megfelelően tároljuk, kezeljük az adatokat. Nem vagyunk naivak, a gyakorlatban a legtöbb adatkezelési szabályzat úgy készül, hogy a készítő lemásolja és testre szabja egy hasonló cég adatkezelésijét. Természetesen az optimális menet az lenne, hogy szakjogásszal összeállíttatjuk. De legalább kritikus szemmel átnézzük és cégünkre szabjuk a mintául szolgáló szöveget. Az adatvédelmibe vegyük fel, hogy az adatbázist közösségi és egyéb (pl. Google Ads) hirdetési felületeken anonimizálva remarketing hirdetésre használhatjuk. Ez a későbbiekben jól jöhet, amikor egy e-mail marketing listát más felületen, párhuzamosan több csatornán szeretnénk megszólítani.

Milyen adatra van szükség és milyen formában?

A legfontosabb az e-mail cím, enélkül nincs e-mail adatbázis. A keresztnevet külön gyűjtsük, és úgy kérjük el, hogy a keresztnév, amelyen szólíthatunk. Legtöbb hírlevélben keresztnéven szólítjuk a feliratkozót, a legjobb, ha ezt nem kell később külön mókolni a vezetéknévtől. Ez külön így adatsor lesz, és egy egyszerű adatcímkével ezt dinamikusan be tudjuk húzni a megszólításba. Így elkerülhetjük, hogy egy barátságos megszólításnál valakit Kedves Károlynénak, vagy Kedves Kérolyné Gizi-nek szólítsunk. Legjobb, ha az előtagokat a vezetéknévvel együtt gyűjtjük, tehát pl. Dr. Horváth lehet a vezetéknév. Nyilván az adatbázist érdemes utána átnézni, hogy a pontokat, a szóközöket megfelelő helyre tette-e ki feliratkozó, és ha kell, akkor avatkozzunk be az adatbázis rendezésekor. A keresztnév/vezetéknév megadása sem sikerül mindenkinek zökkenőmentesen, szóval az utólagos kontroll hasznos, hogy ne Kedves Béla Horváthnak szólítsunk valakit, ha úgy döntünk, teljes néven szólítunk meg valakit. Ne kérjünk be egyszerre sok adatot, mert eltántoríthat a feliratkozástól. Sok esetben érdemes a további adatokat már egy e-mailben, esetleg valamilyen kedvezményért cserébe bekérni. Ha bekérjük a szülinapot vagy a névnapot, akkor jelezzük, hogy ezt azért tesszük, hogy promóciós kupont küldhessünk később. A telefonszám még fontos lehet, mert ez is képezheti remarketing célzás alapját, vagy esetleges telefonos megkeresést. Itt figyeljünk, hogy egységes formátumban kérjük be a számokat. Legjobb, ha teljesen egyben íratjuk be a számot de országkóddal (Magyarországé: +36), mert az országkódra szüksége van a remarketing rendszereknek

Benefit a feliratkozók számára

A feliratkozóknak a feliratkoztatás helyén mondjuk el, miért előnyös számukra a feliratkozás. Pl. exkluzív információkat kaphatnak, lesznek csak nekik szóló kedvezmények, rendezvények. Ne feledjük, feltehetően ők lesznek a legjobb vevőink, olyan dolgot ígérjünk, ami csábító lehet, és be is tudjuk tartani!

Milyen forrásból gyűjtsünk feliratkozókat?

Ezt többféleképpen is feloszthatjuk. Elsőre a saját online forrással foglalkozunk.

A legkézenfekvőbb a saját honlapunk, saját felületeink

Legkézenfekvőbb, ha van saját honlapunk, akkor abba építsünk be egy feliratkozó formot. Ha profi hírlevélküldő szoftvert használunk, akkor feltehetőleg annak van feliratkoztató formja, amely a hírlevélrendszerrel kompatibilis formában gyűjti az adatokat. Felhívhatjuk saját közösségi felületeinken is a figyelmet a feliratkozás lehetőségére bizonyos időnként (pl. 2-3 havonta egyszer simán belefér).

Hirdetési felületekből is gyűjthetünk

A Facebooknak van érdeklődőkeresési hirdetés formátuma, amellyel feliratkoztathatunk érdeklődőket. Hasonló a Google Ads rendszerében hasonló célt szolgál a Potenciális ügyfél űrlapja eszköz (korábban hirdetés bővítmény).

Gyűjthetünk offline

Erről sokan elfelejtkeznek napjainkban. Konferenciákon, rendezvényeken, kiálltásokon is gyűjthetünk adatot. Ilyenkor az adatvédelmi szabályzatunk elolvasását biztosítani kell, és aláírással kell igazoltatni, hogy a feliratkozó elfogadta, elolvasta. Ezt nyomtatott formában is meg lehet tenni, illetve egy fokkal praktikusabb megoldás, ha tableten iratkoztatjuk fel érdeklődőinket, ekkor rögtön digitalizálódnak is az adatok.

Adatbázis vásárlás

Régebben bevett gyakorlat volt az adatbázis vásárlása, manapság B2C területen ez nem igazán működik, elsősorban a szabályozási környezet miatt. Illetve egy adatbázis általában sokkal értékesebb, ha organikus építkezik. B2B környezetben viszont bevett szokás a vásárlás. Magyarországon az Opten és a Bisnode nyújtanak szűrhető céges hírlevél adatbázis vásárlási lehetőségeket. Vannak kevésbé hatékony, ingyenes megoldások is a piacon. Illetve természetesen a publikus céges e-mail címeket össze lehet gyűjteni manuálisan is, de ez nagyon fáradságos, kevésbé hatékony módszer. A vásárolt adatbázisok esetén előfordulhat, hogy sok elavult és/vagy központi, pl. info- kezdetű e-mailcímet kapunk, amelyet nem olvas senki. De a B2B piac jellemzője, hogy egy pár ezres adatbázisból ha bejön néhány nagyobb értékű üzlet, akkor már megtérül a vásárlás.